Kaufmännische Assistenz der Bauleitung (m/w/d)

Kaufmännische Assistenz der Bauleitung (m/w/d)

Du bringst Ordnung in unsere Baustellen, Verträge und Rechnungen – und sorgst dafür, dass unsere Bauleiter sich aufs Bauen konzentrieren können. Klingt nach Dir? Dann lies weiter.

Kein Tag wie der andere – aber jeder mit Kaffee, Kalkulationen und kurzen Wegen.

Auf einen Blick

• Voll- oder Teilzeit möglich
• Einsatzort: Idar-Oberstein (Hommelstraße 2)
• Start: nach Vereinbarung

Unsere Mission

Wir sind überzeugt: Bauen kann eine positive Erfahrung sein. Wir – das ist die HAHN BAU GRUPPE mit Bauteam Hahn GmbH, Hahn Bau GmbH, Hahn Immobilien GmbH und PG Neue Mitte Weilerbach GmbH. Wir planen, bauen, sanieren und renovieren: gründlich, ganzheitlich, nachhaltig und aus einer Hand. Denn Freude formt Visionen.

Unsere Herausforderung

Wir sind ein nachhaltiges Familienunternehmen und in den letzten Jahren stark gewachsen. Zu unseren Kunden zählen Industrie- und Gewerbebetriebe sowie öffentliche Auftraggeber mit besonderen Anforderungen an ihre Bauprojekte. Unser Umsatz ist deutlich gestiegen, unser Team hat sich binnen weniger Jahre deutlich vergrößert – heute sind wir rund 80 Mitarbeitende.

Jetzt heißt es: strukturieren, optimieren, konsolidieren. Die HAHN BAU GRUPPE bündelt dafür zentrale Dienstleistungen für Kunden und Mitarbeitende unter einem Dach – und wir teilen Verantwortung an wichtigen Positionen neu auf. Dabei kannst Du uns unterstützen!

Deine Aufgabe & Persönlichkeit

Wir suchen eine kaufmännisch ausgebildete Persönlichkeit mit technischer Auffassungsgabe, die unsere Bauleitung zuverlässig in Organisation, Schriftverkehr und Dokumentation unterstützt. Deine

Aufgaben

• im Überblick:
• 1. Deine Baustelle im Griff (Projekt- und Baustellenorganisation)
• Unterstützung des Bauleiters bei der organisatorischen Abwicklung von Bauprojekten
• Führung und Pflege der Projektakten – digital und physisch
• Erstellung und Verwaltung von Baustellendokumentationen
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Baustellenterminen
• 2. Am Telefon und im Schriftverkehr zuhause (Schriftverkehr und Kommunikation)
• Korrespondenz mit Auftraggebern, Architekten, Fachplanern und Nachunternehmern
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie telefonische Kommunikation
• Erstellung von Anschreiben, Berichten und Protokollen
• Versand von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen, Nachverfolgung offener Anfragen
• 3. Zahlen im Blick (Rechnungs- und Nachtragsmanagement)
• Prüfung eingehender Rechnungen auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die entsprechenden Bauleiter
• Überwachung von Zahlungsfristen
• Unterstützung bei Erstellung und Verwaltung von Nachträgen
• Führen von Nachtrags- und Rechnungsübersichten
• 4. Verträge sicher im Griff (Vertrags- und Dokumentenmanagement)
• Verwaltung von Bau-, Nachunternehmer- und Lieferantenverträgen
• Überwachung von Vertragslaufzeiten und Fristen
• Dokumentation von Vertragsänderungen und Archivierung aller Projektunterlagen
• 5. Nachschub organisiert (Material- und Bestellwesen)
• Einholen und Vergleichen von Angeboten, Vorbereitung von Vergabeentscheidungen
• Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen, Überwachung von Lieferterminen
• Abstimmung mit Lieferanten und Nachunternehmern, Bearbeitung von Lieferscheinen
• 6. Budget im Auge (Kosten- und Controllingunterstützung)
• Pflege von Kostenübersichten und Projektbudgets
• Unterstützung bei Soll-Ist-Vergleichen und Auswertungen für die Projektleitung
• Überwachung von Kostenentwicklungen, Unterstützung bei der monatlichen Leistungsmeldung
• 7. Nichts verpassen (Termin- und Fristenkontrolle)
• Überwachung von Projektterminen und Führung von Fristenlisten
• Erinnerung an wichtige Abgabetermine
• Unterstützung bei der Terminverfolgung von Nachunternehmern
• 8. Qualität dokumentiert (Qualitäts- und Dokumentationswesen)
• Verwaltung von Prüfprotokollen, Abnahmeunterlagen sowie Mängel- und Restarbeitenlisten
• Zusammenstellung von Revisionsunterlagen
• Dokumentation von Abnahmen und Begehungen
• Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Bemusterungen im Rahmen von QS-Anforderungen
• Das Team
• „Du sorgst vor allem für reibungslose Abläufe im Hintergrund – gemeinsam mit mir, Lukas D. und Lukas F. bereitet ihr Baustellen vor und verbessert die Planung.“ – Andreas
• Mit Deiner Arbeit unterstützt Du unsere Bauleitung in Dokumentation und Schriftverkehr.
• Deine Qualifikation
• Kaufmännische Ausbildung mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Produkten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Technisches Grundverständnis, idealerweise mit Bezug zur Baubranche
• Kenntnisse in AVA-Programmen bzw. Kalkulation von Vorteil
• Das bieten wir Dir
• Ein respekt- und humorvolles, nachhaltiges Miteinander prägt unser familiäres Arbeitsklima. Außerdem bieten wir Dir:
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit
• JOBRAD-Leasing
• Fortbildungen und weitere Qualifizierungsmaßnahmen
• Firmen-Handy und -Laptop für einen modernen, digitalen Arbeitsplatz – von der Kommunikation über die digitale Zeiterfassung und Projektsteuerung bis zur Urlaubsplanung und Abrechnung
• Team-Events, z.B. gemeinsames Sommerfest
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien als Familienunternehmen
• Uns ist Vielfalt wichtig: Noch arbeiten bei uns überwiegend Männer – wir freuen uns sehr, wenn wir diverser werden und mehr Frauen unser Team verstärken.
• Deine Unterlagen
• Klingt nach Dir? Dann her mit Anschreiben, Lebenslauf & Zeugnissen!
• Hinweis: Für diese Position ist eine erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung durch den Auftraggeber (US-Streitkräfte) Voraussetzung für den Einsatz auf der Liegenschaft. Details klären wir gerne im persönlichen Gespräch.
• Für ein gutes Kennenlernen freuen wir uns auf Dein Anschreiben mit Gehaltsvorstellung, Deinen Lebenslauf mit Referenzen zu deinen bisherigen Aufgabenbereichen und Deine letzten Arbeitszeugnisse